A sikeres vállalatok egy alkalmazkodó - agilis - szervezetet szeretnének létrehozni. Az olyan kritérium, mint például az agilitás, létfontosságú bármely vállalkozás növekedéséhez és fenntartásához. De mit jelent az üzleti agilitás, és hogyan lehet ezt egy szervezeten belül ápolni?

Üzleti agilitás háttere 

A Ford a közlekedési ágazat eddigi legjelentősebb változásának közepén tart-  reagálnia kell az ingázási és utazási szokások megváltozására, valamint arra az igényre, hogy a járművek egyre intelligensebb funkciókkal legyenek felszerelve. Ezek mellett pedig az önvezető autók piacán is olyan ütemben kell teljesítenie, hogy az megfeleljen a versenytársaknak vagy ami még jobb, hogy megelőzze őket.  

A Ford emberközpontú design laboratóriuma 

A D-Ford egy Emberközpontú Design (HCD) laboratórium, amely a Ford vállalaton belül a felhasználóknak, a vállalat ügyfeleinek, alkalmazottainak és üzleti partnereinek érdekeit és igényeit képviseli. A laboratórium a tervezési folyamat összes fázisában emberközpontú kutatást alkalmaz, mellyel a rejtett lehetőségeket és az új perspektívákat szeretné felfedezni.  Ezt az úgynevezett HCD gondolkodást tervezői gondolkodásnak is nevezik.  

Azok számára, akik nem ismerik a design thinking kifejezést, az Interaction Design Foundation a következőképpen definiálta azt:  

"A Design Thinking egy olyan tervezési módszertan, amely megoldásalapú megközelítést biztosít a problémák megoldásához. Hasznos a nehezen definiált, ismeretlen vagy összetett problémák kezelésében. A design thinking során megértjük az érintett emberi szükségleteket, egy emberközpontú kontextusba helyezzük, ötletalapú megoldásokat gyűjtünk a brainstorming segítségével, valamint a gyakorlatban teszteljük a prototípusokat. A Stanfordi Hasso-Plattner Institute of Design szerint a Design Thinking öt szakasza a következő: Empatizálj, definiáld (a problémát), ötletelj, prototipizálj és tesztelj".  

Miért összpontosíts a HCD-re?  

Sok szervezetnél hiányoznak az üzleti agilitást lehetővé tevő eszközkészletek és folyamatok. Bár a kifejezés úgy hangzik, mintha az esztétikára összpontosítana, a design thinking számos problémát megoldhat. A D-Ford segíteni szeretne a Ford vállalati csoportjainak abban, hogy a kritikus kihívások megoldásához a design thinking elveit használják, azaz az üzleti agilitás egyik alapköve teljesüljön. Ennek érdekében a Ford öt D-Ford-labort hozott létre a világban - Detroitban, Londonban, Melbourne-ben, Palo Altóban és Sanghajban. E négy laboratóriumnak a célja, hogy négy problémamegoldó gondolkodásmódot építsenek be a Ford általános kultúrájába, köztük a kíváncsiságot, az optimizmust, az empátiát és az együttműködést.   

Az emberközpontú tervezési folyamat a D-Fordnál 

A D-Ford globális prioritásai három fő területre összpontosítanak: 

1. A vállalaton belül működő csapatok segítése a jelenlegi és a jövőbeli ügyfelek iránti empátia kialakításában. 

2. Emberközpontú tervezési módszerek alkalmazása a lehetőségek meghatározásánál és a stratégiák kialakításánál.  

3. Bizalom és gyors alkalmazkodási képesség kialakítása az üzleti döntésekben a korai és gyors gyakorlati tesztelések segítségével.  

De D-Ford nem egy sziget. Azzal segíti a vállalatot az üzleti agilitás megteremtésében, hogy megtanítja a teljes szervezetet a különböző eszközökkel és módszerekkel való kísérletezésre.  A D-Ford küldetésének fontos része, hogy a Fordnál mindenkinek segítsen megtanulni és elfogadni az új eszközöket, így javítva a vállalat munkáját. 

A szervezeten belül különböző szakterületekkel (például a marketinggel, a mérnöki és a humán erőforrással) együttműködve támogatja a felhasználói igények megértését és a feltételezések gyakorlati tesztelését. Ezt a gondolkodást pedig különböző oktatási programokon keresztül mindenki számára elérhetővé teszi. 

A fejlődés megköveteli, hogy a vállalatok az elméleti tanulásról a gyakorlati alkalmazás felé mozduljanak el, ahol az alkalmazottak a HCD-t beépítik a vállalat bármilyen típusú kihívásába. A D-Ford a szervezeten belüli csoportokkal együttműködve teszteli a koncepciókat, prototípusokat készít, és a felhasználói visszajelzések alapján újragondolja a terveket.  

Ha a D-Ford sikeres lesz, a HCD alapelvei javítani fogják a Ford agilitását és általános képességét arra, hogy alkalmazkodó vállalattá váljon.    

Működni fog? Lesz üzleti agilitás?

A Ford Motor Company több mint egy évszázados múltra tekint vissza, emiatt nem könnyű agilis kultúrát teremteni az vállalatob belül. Vannak azonban fontosjelei annak, hogy a HCD-re való áttérés éppen ezt a folyamatot indította el.  

Egy jó példa: a Ford 72 órán belül az ötlettől a kivitelezésig jutott az egészségügyi dolgozók számára készült arcvédő eszközök gyártási folyamatának az alkalmazásában. Ez a 72 óra magában foglalta egy arcvédő prototípus megtervezését, tesztelését és kifejlesztését a kórházi dolgozók útmutatásával. Ezenkívül magában foglalta a beszállítók felkutatását és az olyan rendelkezésre álló anyagok kiválasztását is, amelyek felhasználhatók az egyéni védőfelszerelés tömeggyártásához.  

Az ember, mint az emberközpontú tervezés kulcsa 

A Lopez Research egy korábbi kutatásában megfogalmazta, hogy a vállalatoknak "Egy nap az életben" tanulmányokat kell készíteniük az ügyfelekről és az alkalmazottakról egyaránt. Az "Egy nap az életben" az etnográfiai kutatás egy olyan típusa, amelyben a kutató követi és megfigyeli a felhasználót egy tipikus napon, héten vagy hónapon keresztül. E tevékenység célja, hogy a kutató megértse a felhasználó olyan rutinszerű és tipikus tevékenységeit, amelyeket a felhasználó puszta megszokásból végez, és azokat, amelyeket a felhasználó tudat alatt végez. Ez a fajta HCD-technika segít a Fordnak jobb termékek létrehozásában olyan eszközök kombinálásával, mint a vásárlói naplók és a terepkutatás. Ennek a munkának a gyümölcse jól látható a Ford F150 teherautó legújabb kiadásában is.  

A Ford több ezer órát töltött olyan potenciális ügyfelekkel, akik szenvedélyesen szeretnek egy eszközt, például egy teherautót használni a mindennapokban. A Ford rengeteg időt szakított a vásárlói viselkedés megfigyelésére, hiszen ez olyan rejtett meglátásokat és tudattalan viselkedési mintákat tár fel, amelyek az interjúk során nem kerülnének felszínre.    

A HCD “Egy nap az életben” kutatásai során a Ford felfedezte, hogy a teherautók tulajdonosai gyakran alszanak a járművükben, gyakran utaznak generátorral és más elektromos készülékekkel, és a teherautó belsejét irodaként használják. Ezek a felfedezések arra késztették az autógyártót, hogy új, síkban fektethető üléseket fejlesszen ki és a plató fedélzetén áramellátással ellátott konnektorokat helyezzen el. Annak érdekében, hogy rugalmasabbá tegyék a vezető belső fülkéjét, a Ford kialakította, hogy a váltót sík felületté alakíthassa a vezető, így a tulajdonos elhelyezheti a laptopját, ebédelhet, vagy akár tervrajzokat is kiteríthet. 

Ahhoz, hogy a terepkutatás igazán hatékony legyen, a vállalatnak egy több funkciót átfogó kutatócsoportot kellett létrehoznia. Egy keresztfunkcionális csapat segítette a gyártási folyamaton belül összes csoportot (tervezés, gyártás, marketing stb.) abban, hogy megértsék a követelményeket, és megosszák egymással a meglátásaikat arról, hogy mi kell ahhoz, hogy a megfelelő értéket a megfelelő költséggel szállítsák. 

Mégis, még a terepkutatásnak is agilisnak kellett lennie. A COVID-19 világjárvány idején a Fordnak nem volt könnyű terepkutatást végezni. A hiányosságok pótlására olyan kutatási eszközöket használt, mint például az online naplók, ahol az egyének fényképekkel és videókkal ellátott megjegyzéseket oszthattak meg. Hiszen nem csak arról van szó, hogy megmutattak az embereknek egy prototípust vagy terepen voltak. Lényeges meghallgatni azt is, hogy az egyének hogyan beszélnek egy ötletről, hogyan tudják elképzelni a saját mindennapi életükben.  

Öt tipp a Ford-tól az üzleti agilitás megteremtéséhez 

1. Keresd a meglévő eszközök innovatív újragondolásának a lehetőségeit. Sem az innováció növelése, sem a hatékonyságnövelés érdekében nem feltétlenül kell a szervezeteknek teljesen új dolgokat feltalálni. A jelenlegi piaci tudásra kell építeni, csupán más szemszögből kell nézni a kihívásokra. Például a nyílt forráskodú (a szabad vagy nyílt forráskódú szoftverek (FLOSS) olyan számítógépes programok melyek szabadon használhatók, másolhatók, terjeszthetők, tanulmányozhatók és módosíthatók) stratégia segít a vállalatoknak abban, hogy gyorsabban piacra dobják termékeiket, és fejlesztési erőforrásaikat az új üzleti értéket teremtő területek kiépítésére tudják összpontosítani.  
2. A HCD nem korlátozódik az ügyfélbarát termékek és szolgáltatások létrehozására. A Ford ezeket az elveket használta a szülői szabadság újragondolására, illetve a hibrid munkavégzésnél is. A Ford olyan kultúrát is létre akart hozni, ahol az egyéni vélemények megosztása a szervezeti kultúra része. Miután például megtervezte a szülői szabadság és a hibrid munkavégzés tervezetét, a vállalat közzétette azt, hogy más cégek is tudják hasznosítani. Ez visszahat a nyílt forráskódú ötletek koncepciójára.  
3. Nézz ki a vállalatodon és az iparágodon kívülre további inspirációkért. A D-Ford azt is megvizsgálta, hogy más vállalatok hogyan gyakorolják, alkalmazzák és méretezik a tervezési gondolkodást, hiszen iparágtól függetlenül minden szervezet tanulhat a legjobbak stratégiáiból. 
4. Használd a HCD-t a szervezeti gondolkodásmód megváltoztatására. A vállalkozások már most átalakítják folyamataikat, hogy a járvány utáni világban felkészülten “startolhassanak”. Ez egy lehetőség arra, hogy a HCD segítségével újragondold, hogyan kell a szervezetnek működnie. A HCD megköveteli a vállalatoktól, hogy meghatározzanak egy kérdést, hogy kutatást végezzenek, és az összegyűjtött felismeréseket kis projektek létrehozására és prototípusok készítésére használják fel. Az agilis tervezést gyakran alkalmazzák az informatikában, de nem feltétlenül alkalmazzák a szervezet működésére. A HCD éppen azt követeli meg, hogy a változásra kisebb célok összességeként tekints, amelyek szélesebb körű átalakuláshoz vezethetnek. 
5. Építs be reflexiós időpontokat. Még akkor is, ha már egy ideje egy bizonyos úton jár a szervezet, előfordulhat, hogy a vállalatnak szüksége lesz egy kis fordulatra. Ahelyett, hogy ezt kudarcként értékelné a vállalat, ez egy lehetőség arra, hogy a projektet új módon tervezd meg. Fontos, hogy beépítsünk reflexiós pillanatokat, hogy lehetővé tegyük az alkalmazkodást a szervezet vagy a piac fejlődésének függvényében. 

A HCD segít a vállalatoknak jobb megoldásokat és döntéseket létrehozni. Elősegíti a kísérletezést, a status quo megkérdőjelezését és a gyors alkalmazkodást. Röviden, ez egy remek módja annak, hogy megközelítsük az agilis kultúra megteremtését. Végezetül egy olyan tanács Ford-tól, amely mindannyiunk számára hasznos lehet: "Jó, ha kicsiben kezdjük, és minden lépésnél megmutatjuk a hatást. Az én mantrám: "Fejlődj folyamatosan". 

A cikk forrásául szolgáló angol nyelvű cikk ezen a linken olvasható el.