A felelősségi szintek helyes felméréséhez és átruházásához egy eszköz a felelősségi létra. Hogyan könnyítsd meg a vezetői munkádat, miközben a csapatod tagjait is fejleszted? Készen állsz? Öveket becsatolni és indulás!
Először is, egy gyors összefoglaló a felelősségvírusról: sokszor a vezetők a hősiesség érzése miatt veszik le a felelősség terhét az alkalmazottaik válláról. Viszont emiatt egy ördögi körbe kerülnek, amiben minél inkább átveszik a felelősséget, az alkalmazottak annál inkább visszavonulnak, elvesztik a lelkesedésüket, hogy önerőből túljussanak a problémákon. Azok a vezetők, akik túlságosan felelősségteljesen viselkednek és nem ruháznak át felelősséget a csapatukra, elvesztik a munkavállalók felől jövő bizalmat (hiszen ők sem érzik, hogy a vezető bízna bennük), akik ennek hatására még jobban visszahúzódnak a döntésektől és az elkötelezett munkavégzéstől. Egy idő után pedig ez a fajta munka a vezetőben is kiégést eredményez.
Nos, ennek a „vírusnak” az egyik fő kiváltó oka az, hogy hiányzik a delegálás stratégiájának kidolgozása és végrehajtása, ami átruházná a vezető egy bizonyos felelősségi területeit az alkalmazottakra. A probléma megoldásának egyik legjobb módja, ha alaposan megvizsgálod a felelősség kiosztásának módjait és a döntéshozatali részvétel szintjeit, minden egyes területet/ csapatot beleértve.
Ki kell találnod a felelősség átruházásának új módjait a szervezet és a benne levő emberek képességeit figyelembe véve. Ez nemcsak abban segíti a munkatársaidat, hogy jobb döntéseket hozzanak és nagyobb felelősséget vállaljanak ennek során, hanem belső elkötelezettséget is építenek, valamint fokozzák az együttműködés és a kölcsönös támogatás érzését.
Roger Martin a könyvében egy hasznos létrás analógiát írt le a felelősségi szintek helyes felméréséhez és átruházásához. A lenti kép ezt mutatja be: a döntéshozatali felelősség különböző szintjeit, amelyeket az alkalmazottak vállalhatnak, a legalacsonyabb (alsó) felelősségi szinttől a legnagyobb (felső) felelősségi szintig:
Amikor az alkalmazottak újak az adott munkakörben, egy feladatban vagy folyamatban, akkor természetesen a vezetőjükre bízzák a szükséges döntéseket. Nincs elegendő tapasztalatuk és tudásuk ahhoz, hogy a lehető legjobb döntést tudják meghozni.
Ez normális és helyes.
Ám ahogy tapasztalatot szereznek az adott munkával, folyamattal vagy feladattal kapcsolatban, az alkalmazottak önbizalmat és tudást is szereznek, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy egyre jobban bekapcsolódjanak a döntéshozatal mögött meghúzódó gondolkodási folyamatba. A te feladatod pedig az, hogy vezetőjükként feljebb vidd őket a felelősségi létra fokain, és növeld a döntéshozatali lehetőségeiket és képességeiket.
Tehát, ha egy új alkalmazott készen áll arra, hogy a létra 6. fokáról az 5. fokra lépjen, ez azt jelenti, hogy a vezető döntéshozatali folyamatának megfigyelőjévé kell válnia, hogy meg tudja tanulni a döntéshozatal mögötti gondolkodást és folyamatot. Az egyre nagyobb tapasztalattal nagyobb tudás és ezáltal nagyobb felelősség is jár a döntéshozatali folyamatban való egyre aktívabb szerepvállaláshoz.
Az alkalmazott ezek után hamarosan átléphet a 4-es lépcsőfokra, ahol a probléma megértése és leírása után segítséget kaphat a vezetőtől a megoldásban. Némi gyakorlás után ezen a szinten, készen állnak majd arra, hogy egy beszélgetés keretein belül bemutassák a vezetőnek a döntési lehetőségeket, amelyek közül majd együtt választhatnak. (3. lépcsőfok)
Végül nem csak bemutatni tudják a lehetőségeket, hanem a saját értékelésük szerint kiválaszthatják a legjobbat és bemutathatják a vezetőnek. Ezután már csak az utolsó lépcsőfok van, ahol az alkalmazottak készen állnak az önálló döntéshozatalra. (1. lépcsőfok)
Nézzük azt a helyzetet, amikor nincs „megfelelő” hely a létrán. Teljesen kontextusfüggő, és az egyes személyek komfortzónájától és képességeitől függ, hogy végül melyik szinten fognak elhelyezkedni. Lehet, hogy egy új alkalmazott egyáltalán nem ismeri az adott szervezetnek a folyamatait és kultúráját, de lehet, hogy a korábbi tapasztalatainak köszönhetően olyan gondolkodásmóddal és képességekkel rendelkezik, hogy egy adott feladat vagy folyamat felelősségi létráján meglehetősen magasra helyezheted. Ezzel szemben egy nagyon tapasztalt és felelősségteljes alkalmazott több lépcsőfokot is leeshet a ranglétrán, ha olyan vadonatúj feladatot vagy rendszert bíznak rá, amelyről nem rendelkezik túl sok tudással vagy szakmai háttérrel.
Ha az alkalmazottad hosszú időre megreked egy lépcsőfokon, az annak a jele, hogy valamin változtatni kell. Lehet, hogy a te felelősségivírusod van a megrekedtség mögött, azaz túl sok felelősséget vállalsz az alkalmazottad helyett? Vagy túl bizonytalan és nem mer további felelősséget vállalni, ezért további támogatásra és bátorításra van szüksége tőled? Még akkor is lehet ok aggodalomra, ha a legfelső létrafokon helyezkedik el: már készen áll az előléptetésre, csak esetleg te tartod vissza? Vagy nem kap lehetőséget arra, hogy kilépjen a komfortzónájából és új készségeket sajátítson el?
Ez egy dinamikus folyamat, és folyamatosan figyelned kell a csapatod helyzetét.
Készen állsz arra, hogy megkönnyítsd a munkádat, miközben a csapatodnak is lehetőséget adsz a fejlődésre? Szánj rá néhány percet, ülj le egy csendes helyre, és válaszolj őszintén ezekre a kérdésekre.
Reméljük a cikk értékes gondolatokat és javaslatokat adott ahhoz, hogy hogyan könnyítsd meg a saját munkádat miközben a csapatod is fejlődik. A cikk angol nyelven is elolvasható ezen a linken. Illetve egy hasonló eszközről is olvashatsz korábbi cikkünkben.
